Eventos Durante A Pandemia: Cancelar Ou Adiar?

Para evitar aglomerações e manter as recomendações de saúde, é preciso “replanejar”. Saiba como fazer isso.

O ano de 2020 tem surpreendido o mundo todo.

Logo no seu início, um novo vírus começou a se espalhar rapidamente, exigindo novas rotinas para que pudéssemos conter seu contágio.

Já faz quase dois meses que a maioria dos estados brasileiros decretou medidas de isolamento social através da quarentena.

Agora, o mais importante é manter a sua segurança e de todos, colocando a saúde em primeiro lugar.

É claro que isso tem nos afetado de diversas maneiras: empresas trabalhando em home office, comércios migrando para a internet, delivery crescendo como nunca e eventos sendo cancelados ou adiados.

Sim, evitar aglomerações é a preocupação número um, e isso é quase impossível em qualquer tipo de evento.

Seja um casamento, um aniversário, uma conferência ou mesmo um acampamento, é preciso pensar em “replanejar”.

E esse pode parecer um dos maiores temores de quem tem um evento marcado.

Mas agora não é momento de se desesperar ou desanimar, mas de fazer algumas escolhas importantes e deixar a criatividade ter seu espaço.

Cancelar ou adiar?

Tudo depende da sua estrutura e do que você gostaria de fazer, as duas opções são viáveis.

Diversas organizações que têm conferências anuais, por exemplo, estão cancelando as reuniões de 2020.

Mas é claro que estamos falando de eventos já consolidados e bem conhecidos pelo público que os frequentam.

Quando se trata de algo menor, que não aconteça todos os anos, reimaginar pode ser a melhor resposta – tanto com relação à data, quanto com o formato. Por isso, separamos algumas dicas importantes para que você possa continuar planejando seu evento sem dores de cabeça:

1. Fale com seus fornecedores

O primeiro passo na hora de fazer mudanças em qualquer evento é entrar em contato com os fornecedores.

Afinal, são eles que vão dizer se têm disponibilidade para prestar o mesmo serviço em outras datas. Converse, negocie e seja honesto – isso irá na ajudar não só na sua organização, mas na deles também.

Esse é um momento delicado para todos, por isso muitas empresas já têm iniciativas para tratar com mudanças em eventos. Provavelmente, seus fornecedores também têm.

2. Fale com parceiros e palestrantes

Depois de checar as possibilidades de mudança com os fornecedores, fale também com outros parceiros e palestrantes, no caso de congressos e conferências.

Confira se as datas que eles têm disponíveis para uma possível remarcação funcionam com o que você está pensando.

Se não, você tem tempo para procurar outras opções.

3. Entre em contato com os inscritos e convidados

Independentemente do tipo de evento que esteja realizando, há pessoas que irão participar, sejam convidados, como em um casamento, ou inscritos, como em acampamentos e congressos.

Com as decisões com relação a uma nova data ou programação acertadas, entre em contato com esse público através do WhatsApp ou do telefone.

Explique a situação e esclareça sua preocupação com as medidas de segurança.

Em eventos pagos, é bom já criar uma política de devolução, já que com a mudança de data algumas pessoas podem ficar incapacitadas de participar.

4. Use as redes sociais

Conte com as redes sociais para continuar fazendo a publicidade do seu evento e publicar avisos importantes.

Lembre-se de que as pessoas esperam que haja o adiamento e cancelamento de programações, e o primeiro lugar onde buscam essas informações é nessas plataformas.

Mantenha um post fixo falando sobre a nova data e disponibilizando um meio de contato para mais informações.

5. Considere migrar para o online

Além de considerar adiamentos ou cancelamentos, você pode mudar sua programação para uma plataforma digital.

Muitos têm feito isso, transformando workshops, conferências e até casamentos em eventos transmitidos on-line. Essa pode ser uma boa ideia para prosseguir com seus planos e manter o público engajado.

Há diversas maneiras de fazer um evento pela internet, aproveitando plataformas como o próprio YouTube ou um aplicativo de videochamada como o Zoom.

De qualquer forma, tente reimaginar o seu planejamento, pensando em novas possibilidades.

Não desanime

No mundo dos eventos, qualquer pequena mudança pode resultar em muito trabalho. Um adiamento ou cancelamento, mais ainda. Mas não desanime.

Esse é um período onde o que mais importa é a segurança e pode se tornar uma oportunidade para mais criatividade.